Große Shows werden in der Vorbereitung gewonnen. Diese drei einseitigen Checklisten helfen Ihnen, schnell einzuladen, sauber zu arbeiten und ohne Stress auszupacken. Drucken Sie sie aus, kleben Sie eine an eine Kiste und wiederholen Sie die gleiche Routine jedes Mal.

Pre-Show: planen, beschriften, schützen

Jeder reibungslose Aufbau beginnt, bevor der LKW fährt. Betrachten Sie das Lagerhaus als Ihre erste "Baustelle" und gestalten Sie die Verpackung so, dass das Auspacken dem Aufbau folgt. Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie mit einem Transporter oder einer Palette arbeiten wollen - damit legen Sie die Kistengrößen und die Stapelhöhe fest. Gehen Sie den Ort einmal durch (Zufahrt zur Laderampe oder zur Straße, Freiraum für Aufzüge und Türen, Zeitfenster, Arbeitsschutz) und übersetzen Sie dies dann in einen einfachen Ablauf: Zuerst kommen die Rahmen, dann die Paneele, dann die Beleuchtung und zuletzt die Werkzeuge. Beschriften Sie die Bereiche, damit jeder helfen kann, ohne zu fragen: A = Rahmen, B = Paneele/Grafik, C = Beleuchtung, D = Werkzeuge/Verbrauchsmaterial. Beschriften Sie fünf Seiten mit A5-Etiketten, fügen Sie einen eindeutigen Kistencode hinzu und verknüpfen Sie einen QR-Code mit der Inhaltsliste. Grafiken und Lampen erhalten eigene Kisten mit Zwischenlagen und Eckschutz; nichts sollte klappern. Fotografieren Sie das Innere jedes Koffers, bevor Sie ihn schließen - diese Bilder werden zu Ihrem Leitfaden für das Umpacken und zum Beweis dafür, dass alles in guter Ordnung ist.

Mini-Checkliste:

• Zugang bestätigt; Fahrzeug gebucht - Build→box-Reihenfolge kartiert
• Anbringen von Zonenetiketten (A/B/C/D) - Kofferetiketten auf 5 Seiten + QR
• Grafiken/Lichter in speziellen Kisten - "OPEN FIRST"-Beutel zuletzt verpackt

Tipp: Wenn die Testverpackung wackelt, werden die Oberflächen beim Transport beschädigt. Fügen Sie Schaumstoff hinzu oder ändern Sie den Stapel jetzt, nicht auf der Messe.

Aufbau vor Ort: Saubere Bühne, Reihenfolge einhalten, sicher bleiben

Das Einladen ist kurz und vorhersehbar, wenn Sie mit einem sauberen Bereitstellungsplan ankommen. Entladen Sie nach Zonen und schaffen Sie eine kleine Vorbereitungsinsel (Pappe oder Matten unter den Paneelen), die nicht betreten wird. Halten Sie eine zweiminütige Besprechung ab: Wer leitet A/B/C/D, wer ist für die Stromversorgung zuständig, wer kümmert sich um Fotos und Qualitätssicherung. Beginnen Sie mit dem Rahmen: platzieren, nivellieren, ausrichten. Gehen Sie mit sauberen Handschuhen zu den Paneelen und Grafiken; richten Sie die Fugen aus und entfernen Sie die Schutzfolie erst am Ende. Testen Sie die Beleuchtung am Boden, bevor Sie sie in der Höhe montieren; verlegen Sie die Kabel mit einer Zugentlastung und decken Sie eventuelle Laufwege ab. Bewahren Sie alle Verpackungen in einem Rücksendekoffer auf, damit der Abbau nicht zu einer Schnitzeljagd wird. Wenn die Struktur steht, machen Sie einen schnellen Qualitäts-Check - Oberflächen abgewischt, Kabel versteckt, Ersatzteile gezählt - und machen Sie drei Aufnahmen für den Bericht und zukünftige Fallstudien.

Reihenfolge (kurze Liste):

• Rahmen/Sockel → nivellieren und ausrichten
• Paneele/Grafik → ausrichten & fertigstellen
• Beleuchtung/Stromversorgung → testen & verlegen
• Zubehör → abwischen & fotografieren

Tipp: Ein 120-Sekunden-Auftakt erspart 20 Minuten Herumirren. Benennen Sie die Leiter pro Zone und machen Sie sie zu den einzigen Personen, die auf die Frage "Was kommt als Nächstes?" antworten.

Tear-Down & Reuse: sauber abbauen, protokollieren, intelligent lagern

Der Abschlussabend ist der Zeitpunkt, an dem Sie Ihren ROI schützen. Kehren Sie die Reihenfolge um, ohne sich zu beeilen: Schalten Sie die Geräte aus, wickeln Sie die Kabel auf und bringen Sie die Adapter zurück in den Beleuchtungskoffer. Wischen Sie die Paneele vor dem Verpacken ab, damit kein Staub aufgewirbelt wird; Grafiken werden flach mit Zwischenblättern und niemals unter schweren Gegenständen gelagert. Bündeln Sie die Rahmen gleichmäßig und kappen Sie alle scharfen Enden. Zählen Sie die einzelnen Kisten anhand der gleichen Listen, mit denen Sie gepackt haben, und fotografieren Sie die Innenräume vor dem Verschließen erneut. Halten Sie Fehlmengen und Schäden mit schnellen Fotos fest; geben Sie eine Reparatur-/Nachbestellungsnotiz in Ihr Aufgabensystem ein, solange die Details noch frisch sind. Halten Sie weiche Waren im Lager trocken, stapeln Sie schwere Kisten niedrig, heben Sie alles vom Boden ab und halten Sie Grafiken von direkter Sonneneinstrahlung fern. Eine 10-minütige Inventaraktualisierung heute verhindert ein zweistündiges Gedränge vor der nächsten Messe - und liefert Ihnen genaue Einlade-/Auslade-Kennzahlen für die Planung und SEO-freundliche Beweise ("Einladen 1h40m, Auspacken 55m").

Das Wichtigste am Ende der Show:

• Umgekehrte Reihenfolge: Beleuchtung → Platten → Rahmen
• Jede verpackte Kiste fotografieren - Zählungen auf Kistenlisten ankreuzen
• Schäden/Mängel notieren - Trocken, schwer und flach lagern

Tipp: Zählen Sie jede Phase einmal (Aufbau, Betrieb, Abbau). Diese Zahlen bilden die Grundlage für die Personalbemessung, die Buchung von Fahrzeugen und die künftige Budgetierung.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit: Drucken Sie die Checklisten aus und kleben Sie sie an eine Kiste. Ihre nächste Beladung wird vorhersehbar sein.