Les grands spectacles se gagnent à la préparation. Ces trois listes de contrôle d'une page vous aideront à charger rapidement, à gérer proprement et à remballer sans stress. Imprimez-les, collez-en une sur une valise et répétez la même routine à chaque fois.

Avant l'exposition : planifier, étiqueter, protéger

Toute construction harmonieuse commence avant le déplacement du camion. Considérez l'entrepôt comme votre premier "site" et concevez l'emballage de manière à ce que le déballage suive l'assemblage. Décidez dès le départ si vous optez pour une camionnette ou une palette, ce qui déterminera la taille des caisses et la hauteur de l'empilage. Faites le tour du site une fois (quai de chargement ou accès à la rue, dégagement des ascenseurs et des portes, créneaux horaires, santé et sécurité), puis traduisez-le en un flux simple : les cadres sortent en premier, les panneaux en second, l'éclairage en troisième et les outils en dernier. Étiquetez les zones de manière à ce que tout le monde puisse aider sans avoir à le demander : A = Cadres, B = Panneaux/Graphiques, C = Eclairage, D = Outils/Consommables. Apposez des étiquettes A5 sur les cinq côtés, ajoutez un code de caisse unique et associez un code QR à la liste du contenu. Les graphiques et les éclairages ont leur propre valise avec des intercalaires et des cornières de protection ; rien ne doit s'entrechoquer. Photographiez l'intérieur de chaque valise avant de la fermer : ces photos deviendront votre guide de reconditionnement et la preuve que tout est parti en bon ordre.

Mini check-list :

• Accès confirmé ; véhicule réservé - Ordre de construction→ boîte cartographiée
• Étiquettes de zone apposées (A/B/C/D) - Étiquettes de caisse sur les 5 côtés + QR
• Graphiques/éclairages dans des boîtiers dédiés - Pochette "OPEN FIRST" emballée en dernier

Conseil: si le test d'ajustement tremble, il abîmera les finitions pendant le transport. Ajoutez de la mousse ou modifiez l'empilage maintenant, pas sur le lieu de l'exposition.

Construction sur le site : mise en scène propre, respect de l'ordre, sécurité

Le chargement est court et prévisible lorsque vous arrivez avec un plan de mise en place propre. Déchargez par zones et créez un petit îlot de préparation (carton ou tapis sous les panneaux) à l'écart de la circulation. Organisez un rassemblement de deux minutes : qui dirige A/B/C/D, qui a le pouvoir, qui s'occupe des photos et de l'assurance qualité. Commencez par le cadre : placez, nivelez, mettez à l'équerre. Passez aux panneaux et aux graphiques avec des gants propres ; alignez les espaces et n'enlevez le film protecteur qu'à la fin. Testez l'éclairage au niveau du sol avant de l'installer en hauteur ; acheminez les câbles avec une décharge de traction et couvrez les passerelles. Conservez tous les emballages dans une seule caisse de retour afin que le démontage ne soit pas une chasse au trésor. Lorsque la structure est en place, effectuez un rapide contrôle de qualité - surfaces nettoyées, câbles cachés, pièces détachées - et prenez trois angles de vue pour le rapport et les futures études de cas.

Séquence (liste courte) :

• Cadres/base → niveau et équerre
• Panneaux/graphiques → aligner et finir
• Éclairage/alimentation → test et acheminement
• Accessoires → essuyer et photographier

Conseil: Un coup d'envoi de 120 secondes permet d'économiser 20 minutes d'errance. Nommez des responsables par zone et faites en sorte qu'ils soient les seuls à répondre à la question "qu'est-ce qu'il y a ensuite ?"

Démontage et réutilisation : inversez proprement, enregistrez, stockez intelligemment.

La soirée de clôture est l'occasion de protéger le retour sur investissement. Inversez la séquence sans vous précipiter : mettez hors tension, enroulez et étiquetez les câbles, et remettez les adaptateurs dans le boîtier d'éclairage. Essuyez les panneaux avant de les emballer pour éviter que la poussière ne se propage ; les graphiques sont placés à plat avec les intercalaires et ne sont jamais placés sous des objets lourds. Regroupez les cadres de manière cohérente et coiffez les extrémités pointues. Recomptez chaque caisse en utilisant les mêmes listes que celles utilisées pour l'emballage et photographiez à nouveau les intérieurs avant de fermer. Enregistrez les manques et les dommages à l'aide de photos rapides ; insérez une note de réparation ou de commande dans votre système de tâches pendant que les détails sont encore frais. Dans l'entrepôt, gardez les articles souples au sec, empilez les caisses lourdes, surélevez tout ce qui se trouve sur le sol et gardez les graphiques à l'abri du soleil. Une mise à jour de l'inventaire en 10 minutes aujourd'hui permet d'éviter une course de deux heures avant le prochain salon et vous donne des mesures précises des entrées et sorties pour la planification et des points de preuve favorables au référencement ("chargement 1h40m, emballage 55m").

L'essentiel en fin de spectacle :

• Ordre inverse : éclairage → panneaux → cadres
• Photographier chaque caisse emballée - Cochez les comptes sur les listes de caisses
• Noter les dommages et les manques - Stocker au sec, les objets lourds à faible hauteur, les graphiques à plat

Conseil: chronométrez chaque phase une fois (construction, opérations, démontage). Ces chiffres serviront de référence pour le dimensionnement de l'équipe, la réservation des véhicules et l'établissement des budgets futurs.

Prenez l'habitude d' imprimer les listes de contrôle et de les coller sur une caisse. Votre prochain chargement sera prévisible.