Una cabina modular está hecha para viajar. Empaquételo bien y protegerá los acabados, acelerará la carga y hará que el desmontaje sea repetible. Utilice un plan sencillo -etiquete por zonas, empaquete en orden de montaje- y el mismo kit le servirá en todas las ferias.

Antes de empezar: planifique y etiquete

Unos minutos de planificación le ahorrarán horas sobre el terreno. Decida cómo moverá el kit, cómo se etiquetarán las cajas y en qué orden se abrirán para que el desembalaje refleje el montaje. Hazlo de forma sencilla y repetible: tu futuro yo te lo agradecerá.

• Confirma el acceso y los límites. Tenga en cuenta el acceso al muelle de carga o a la calle, el tamaño del elevador, la anchura y altura de las puertas, las franjas horarias autorizadas y si se permiten palés.
• Elija el transporte con tiempo. La furgoneta frente al palé cambia el tamaño de las cajas y la altura total; haga un esquema de cómo se apilarán y flejarán las cajas.
• Trace el orden de montaje → el orden de las cajas. Empaquete de modo que las primeras cosas que monte salgan primero (marcos → paneles → iluminación → gráficos → herramientas en último lugar).
• Cree un sistema de etiquetado sencillo. Un color por zona (marco/panel/iluminación/herramientas), etiquetas A5 grandes por las cinco caras, código de caja único y un QR que enlace a la lista de contenidos.
• Estandarice las piezas pequeñas. Utilice cajas transparentes por zona (A/B/C) con un juego de repuesto; imprima los recuentos en la etiqueta (por ejemplo, "Clips: 120").
• Asigne propietarios. Quién comprueba el inventario, quién etiqueta, quién fleja las cajas, quién firma la lista de embalaje. Guarde una lista de comprobación de una página en cada maleta.
• Fotografíelo todo. Saque fotos rápidas del interior de las cajas antes de cerrarlas; esto agiliza el reembalaje al desmontarlas.

Qué necesitará (herramientas y materiales)

Empaque ligero pero inteligente. Elija maletas resistentes, etiquetas claras y un pequeño kit que pueda coger en el momento de la carga. Proteja los gráficos y los acabados; mantenga juntas las piezas pequeñas; haga que cada caja sea autoexplicativa.

• Estuches y protección. Unas cuantas cajas o cajones rígidos con separadores sencillos/espuma y protectores de bordes; envoltorio elástico y dos correas de trinquete por caja.
• Etiquetas y lista. Etiquetas grandes (legibles desde 2-3 m), un rotulador resistente al agua, una breve lista de embalaje metida dentro y reflejada en la tapa; un puñado de bridas de cremallera.
• Bolsa "First-Open". Cuchillo, cinta adhesiva, clips/sujetadores de repuesto, guantes y 2-3 bridas para cables: se empaquetan en último lugar para que salgan primero.

Consejo: Si una maleta tiene contenido mixto, añada una primera línea en negrita en la etiqueta: "Se abre en el paso 3 (paneles)" para que el desembalaje se realice en el mismo orden que el montaje.

Calendario de la exposición (realista)

Piense en su exposición como en tres fases cortas. Haz que sean breves, repetibles y documentadas una sola vez, y reutiliza la misma rutina durante toda la temporada.

Antes de la feria (T-3...T-1). Haz una pasada tranquila: confirma el inventario, protege los gráficos y empaqueta por zonas para que los primeros artículos que montes sean los primeros en salir. Pruébalo todo en la furgoneta o sobre un palé; si algo traquetea, rozará y marcará los acabados en la carretera.

Día de carga. Aterrice, descargue por zonas y prepare una zona de preparación limpia (cartón o alfombrillas bajo los paneles). Desembale por orden de fabricación y guarde los embalajes en una caja de "devolución", la necesitará más tarde. Una reunión de 2 minutos ahorra 20 minutos de vagabundeo.

Desmontaje. Invierte el orden: luces → paneles → marcos. Pasa un paño antes de empaquetar para que no se acumule el polvo. Vuelva a empaquetar por listas y fotografíe cada caja cerrada. Anota los desperfectos de inmediato -en el futuro pedirás repuestos a tiempo-.

Consejo profesional: ponga un temporizador en cada fase la primera vez que la ejecute. Esas cifras se convertirán en su referencia para la dotación de personal y la reserva de vehículos en la siguiente feria.

Aspectos básicos del embalaje (referencia rápida)

Que sea aburrido, en el mejor de los sentidos. El ajuste perfecto, la ausencia de traqueteo, las etiquetas claras y la prueba fotográfica hacen que todo el kit sea predecible. Coloque los artículos más pesados en la parte inferior, aísle los gráficos y la iluminación en sus propias cajas y etiquete los cinco lados para que los manipuladores puedan leer una caja desde cualquier ángulo. Las piezas pequeñas se guardan en cajas transparentes por zonas (A/B/C) con recuentos en la etiqueta: "Clips: 120", para que pueda detectar las faltas al instante. Tome una foto rápida del interior de cada caja antes de cerrarla; esa imagen se convertirá en su guía de reembalaje al desmontarla.

Consejo: Si una caja debe mezclar artículos, pegue una simple tarjeta de "orden de desembalaje" en el interior de la tapa; por ejemplo, "1) Marcos, 2) Tirantes, 3) Tapas". Así evitará rebuscar frenéticamente el día de la exposición.

De la exposición a la siguiente: reutilización y almacenamiento

Considere el final de la exposición como el comienzo de la siguiente. Limpie el polvo antes de empaquetar, seque los artículos blandos, rellene los consumibles (clips, bridas, etiquetas) y registre los daños con fotos mientras estén frescos. Almacene las cajas en un lugar seco y a la sombra; apile los artículos pesados y mantenga los gráficos planos con hojas intercaladas. Una actualización del inventario de 10 minutos ahora evita una lucha de 2 horas el mes que viene: su futuro equipo se lo agradecerá.

Para terminar: Empaquete según la secuencia de montaje, etiquete para que cualquiera pueda seguirla y documente una vez. De este modo, el mismo kit modular viajará sin problemas de una feria a otra: rápido de meter, rápido de sacar y listo para reutilizar.

¿Listo para empezar? Comparta el diseño de su stand a través de Free Design y le asignaremos las cajas, las etiquetas y el orden de montaje. A continuación, adquiera un kit de exposición y nuestra lista de comprobación de embalaje de una página para llevar a cabo la misma rutina en su próxima feria.