Una cabina modulare è fatta per viaggiare. Se lo imballate nel modo giusto, proteggerete le finiture, velocizzerete il carico e renderete ripetibile lo smontaggio. Utilizzate un piano semplice - etichettate per zone, imballate in ordine di costruzione - e lo stesso kit servirà per ogni fiera.

Prima di iniziare: pianificare ed etichettare

Pochi minuti di pianificazione permettono di risparmiare ore sul posto. Decidete come spostare il kit, come etichettare le scatole e in che ordine aprirle per disimballare il kit come specchio del montaggio. Mantenete le cose semplici e ripetibili: il vostro futuro vi ringrazierà.

• Confermate l'accesso e i limiti. Prendete nota dell'accesso alla banchina di carico o alla strada, delle dimensioni dell'ascensore, delle larghezze/altezze delle porte, delle fasce orarie approvate e se sono ammessi i pallet.
• Scegliete il trasporto in anticipo. Le dimensioni delle casse e l'altezza totale cambiano a seconda che si tratti di un furgone o di un pallet.
• Mappate l'ordine di costruzione → l'ordine delle casse. Impacchettate in modo che le prime cose che assemblate escano per prime (telai → pannelli → illuminazione → grafica → strumenti per ultimi).
• Creare un sistema di etichettatura semplice. Un colore per zona (telaio/pannello/illuminazione/utensili), etichette A5 grandi su cinque lati, codice univoco della cassa e un QR che collega all'elenco dei contenuti.
• Standardizzare le parti piccole. Utilizzare scatole trasparenti per zona (A/B/C) con un set di riserva; stampare i conteggi sull'etichetta (ad esempio, "Clip: 120").
• Assegnare i proprietari. Chi controlla l'inventario, chi etichetta, chi lega le casse, chi firma la lista di imballaggio. Tenete una lista di controllo di una pagina in ogni valigia.
• Fotografate tutto. Fotografate rapidamente gli interni delle valigie prima di chiuderle: questo velocizza il reimballaggio al momento dello smontaggio.

Cosa vi serve (strumenti e materiali)

Imballate in modo leggero ma intelligente. Puntate su valigie robuste, etichette chiare e un piccolo kit da prendere al momento del carico. Proteggete la grafica e le finiture; tenete insieme i pezzi piccoli; fate in modo che ogni scatola si spieghi da sola.

• Custodie e protezione. Poche casse o cassette rigide con semplici divisori/schiuma e protezioni per gli spigoli; involucro elastico e due cinghie a cricchetto per ogni cassa.
• Etichette ed elenco. Etichette grandi (leggibili da 2-3 m), un pennarello impermeabile, una breve lista di imballaggio infilata all'interno e riportata sul coperchio; una manciata di fascette.
• Astuccio "First-Open". Coltello, nastro adesivo, graffette/agganci di ricambio, guanti e 2-3 fascette da cablaggio: sono stati inseriti per ultimi, in modo da essere estratti per primi.

Suggerimento: se la valigia ha un contenuto misto, aggiungete una prima riga in grassetto sull'etichetta: "Si apre alla fase 3 (pannelli)": in questo modo il disimballaggio è sincronizzato con l'ordine di costruzione.

Cronologia della mostra (realistica)

Pensate alla vostra mostra come a tre brevi fasi. Mantenetele strette, ripetibili e documentate una volta sola, per poi riutilizzare la stessa routine per tutta la stagione.

Prima dello spettacolo (T-3...T-1). Fate un passaggio tranquillo: confermate l'inventario, proteggete la grafica e imballate per zone, in modo che i primi articoli che assemblate siano i primi a uscire. Collaudate tutto nel furgone o su un pallet; se qualcosa vibra, sfregherà e segnerà le finiture sulla strada.

Giorno di carico. Atterrare, scaricare per zone e allestire un'area di preparazione pulita (cartone o tappetini sotto i pannelli). Disimballate in sequenza e tenete in ordine gli imballaggi in un unico contenitore "di ritorno", che vi servirà più tardi. Una riunione di 2 minuti consente di risparmiare 20 minuti di vagabondaggio.

Smontaggio. Invertire l'ordine: luci → pannelli → telai. Pulire rapidamente prima di imballare, in modo che la polvere non si sposti. Reimballare in base agli elenchi e fotografare ogni cassa chiusa. Annotate subito i danni: in futuro ordinerete le sostituzioni in tempo.

Suggerimento: mettete un timer su ogni fase la prima volta che la eseguite. Quei numeri diventeranno la vostra base di riferimento per la prenotazione del personale e dei veicoli alla mostra successiva.

Nozioni di base sull'imballaggio (riferimento rapido)

Non essere noioso, ma nel modo migliore. Incastri stretti, nessun rumore, etichette chiare e prove fotografiche rendono l'intero kit prevedibile. Mettete gli articoli più pesanti in basso, isolate la grafica e l'illuminazione nelle proprie casse ed etichettate i cinque lati in modo che gli addetti alla movimentazione possano leggere la scatola da qualsiasi angolazione. I pezzi piccoli vanno messi in scatole trasparenti per zona (A/B/C) con il conteggio sull'etichetta: "Clip: 120", in modo da individuare immediatamente le carenze. Scattate una foto veloce dell'interno di ogni cassa prima di chiuderla; quell'immagine diventerà la vostra guida per il reimballaggio al momento dello smontaggio.

Suggerimento: se una cassa deve essere composta da più articoli, incollate all'interno del coperchio un semplice cartoncino con la dicitura "ordine di disimballaggio", ad esempio "1) Cornici, 2) Bretelle, 3) Cappucci". In questo modo si evita di rovistare freneticamente il giorno della mostra.

Dalla mostra alla successiva: riutilizzo e stoccaggio

Considerate la fine della mostra come l'inizio della prossima. Pulite la polvere prima dell'inscatolamento, asciugate i prodotti morbidi, ricaricate i materiali di consumo (clip, fascette, etichette) e registrate i danni con foto finché sono freschi. Conservate le casse lontano dal pavimento, in un luogo asciutto e ombreggiato; impilate i prodotti pesanti in basso e mantenete la grafica piatta con fogli di intercalare. Un aggiornamento dell'inventario di 10 minuti ora evita una confusione di 2 ore il mese prossimo: il vostro futuro team vi ringrazierà.

Impacchettate: Impacchettate secondo la vostra sequenza di costruzione, etichettate in modo che chiunque possa seguirla e documentate una volta sola. Così facendo, lo stesso kit modulare viaggerà senza problemi da una mostra all'altra: veloce in entrata, veloce in uscita e pronto per essere riutilizzato.

Pronti a iniziare? Condividete l'impronta del vostro stand tramite il Free Design e noi vi tracceremo le scatole, le etichette e l'ordine di costruzione; poi prendete un kit di esposizione e la nostra lista di controllo degli imballaggi di una pagina per eseguire la stessa routine senza intoppi alla vostra prossima fiera.